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Leiter*in Administration (Finanzbuchhaltung, Personal)

  • Full Time
  • Berlin

Für die verantwortliche Bearbeitung, Koordination und Sicherstellung sowie Kontrolle der administrativen
Abläufe der Agentur (Finanzen, Personal) suchen wir eine*n

Leiter*in Administration (Finanzbuchhaltung, Personal)
(gern in Teilzeit).

Nach einer Einarbeitungszeit erwarten wir von Ihnen die eigenständige Definition, Standardisierung und
kontinuierliche Verbesserung unserer administrativen Prozesse.

Sie sind Sparringspartner*in der Geschäftsführung sowie Ansprechpartner*in sowohl für das Agenturteam als
auch für Externe (Auftraggeber*innen, Steuerbüro, Lohnbüro, Wirtschaftsprüfer*innen, Bank, Versicherung
etc.).

Sie koordinieren unsere administrativen Abläufe. Zur Erledigung v. a. der regelmäßigen buchhalterischen
Aufgaben ist Ihnen ein*e studentische*r Mitarbeiter*in zugeordnet, die Sie anleiten und kontrollieren.

Wer wir sind
con gressa wurde 2001 als Agentur für Wissenschaftskommunikation und Veranstaltungsorganisation
gegründet. Wir konzipieren, organisieren und kommunizieren für die Wissenschaft. Neben unseren On-Site-
Veranstaltungen sind wir auch spezialisiert auf die Konzipierung und Realisierung interaktiver digitaler und
hybrider Formate. Als “Digitalarchitekt*innen” planen wir virtuelle Begegnungsräume und entwickeln
passende Kampagnen für Live-Erlebnisse.

Administrative Aufgaben im Einzelnen

  • Rechnungseingang: Annahme, Prüfung und Anweisung von Eingangsrechnungen für den Geschäftsbetrieb der con gressa (Zahlungsverkehrssystem ProfiCash)
  • Rechnungsausgang: Erstellung von Honorarrechnungen, Zahlungskontrolle, Zahlungserinnerungen und Mahnungen
  • Verwaltung von Projektfinanzen: Einnahmen- und Ausgaben, Controlling, Erstellung von Auslagenrechnungen, Projektabschlüsse
  • Reisekostenabrechnungen
  • Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben der con gressa: Einpflegen in DATEV für die weitere Bearbeitung durch das Steuerbüro (Vorbereitung der Monatsabschlüsse)
  • Erstellung der Jahresabschlüsse der con gressa in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
  • Vorbereitung von Investitionsentscheidungen
  • Liquiditätskontrolle und -planung
  • Beschaffung von Materialien, Geräten etc.
  • korrekte Abwicklung der Personaladministration (Stellenausschreibungen, Einstellungsverfahren und Vertragsgestaltung und -kontrolle, On-und Offboarding, Gehaltszahlungen, Sachbearbeitung Krankschreibungen, Urlaube und andere Auszeiten, Bearbeitung arbeits- und personalrechtlicher Fragen)
  • Bearbeitung der o. g. Aufgaben unter Beachtung einzelvertraglicher, datenschutzrechtlicher und weiterer gesetzlicher Bestimmungen

Ihr Profil

  • kaufmännische bzw. betriebswirtschaftliche Qualifikation
  • Erfahrung mit Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
  • Fähigkeit zur selbstständigen Arbeitsorganisation und Entscheidungsfreude
  • Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
  • sorgfältige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
  • Fähigkeit im Umgang mit DATEV, Lexoffice, ProfiCash bzw. zur schnellen Einarbeitung in diese Anwendungen
  • sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen, Affinität zu elektronisch basierten Tools
  • Teamfähigkeit und Belastbarkeit in Stress-Situationen
  • freundliches, serviceorientiertes Auftreten im Team und gegenüber Auftraggeber*innen

Was wir bieten

  • interessante Projekte aus Wissenschaft und Bildung
  • flexible Arbeitszeitmodelle mit der Möglichkeit der Arbeit von Zuhause oder einem mobilen Arbeitsplatz Ihrer Wahl
  • die Erfassung aller Überstunden und in jedem Falle Ausgleich durch Freizeit
  • Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
  • schnelle Entscheidungswege durch flache Hierarchien
  • Förderung der beruflichen Weiterbildung
  • ein freundliches kleines und zumeist junges Team
  • eine aufgeschlossene, positive und nachhaltige Unternehmenskultur
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